help desk چگونه می تواند به شما کمک کند

نرم افزار help desk چیست؟

نرم افزار Help desk می تواند به شرکت ها کمک کند تا مسائل و مشکلات فنی را سریع تر حل کنند و به دپارتمان های IT این امکان را می دهد تا به طور مؤثرتری کار خود را به انجام برسانند. اما چگونه؟ به زبان ساده، یک help desk اطلاعات را سازماندهی می کند، جریان کار را ساده می کند و بسیاری از فرایندهای دستی را حذف می کند. با استفاده از نرم افزار help desk، دیگر یک متخصص پشتیبانی فناوری اطلاعات مجبور نیست که به سختی مشکلات را به صورت دستی وارد کند، ایمیل های سازماندهی نشده را جستجو کند تا متوجه شود مشکل از کجا سرچشمه می گیرد، وضعیت مشکلات را به صورت دستی ردیابی کند، یا اجازه دهد درخواست ها مورد توجه قرار نگیرند.

 

یک سیستم help desk گردش کار حل مسئله را به صورت خودکار انجام می دهد و همه افراد را از نوتیفیکیشن های ایمیل مطلع نگه می دارد. و به جای اینکه مجبور شوند برای ارائه کمک، فرد را از طریق پشتیبانی فنی ردیابی کنند، کارمندان می توانند درخواست را از طریق ایمیل یا فرم های قابل تنظیم تحت وب به تیم help desk ارسال کنند. سپس نرم افزار help desk به طور خودکار درخواست ها را دریافت، ثبت و به تکنسین های help desk مربوطه واگذار می کند و این کار، روند را برای تمام طرفین درگیر در این کار راحت تر می کند.

 

help desk نه تنها ارتباطات را ساده و مؤثر می کند، بلکه سوابق جزئی و مفصلی از کلیه درخواست های ارسالی را نیز در اختیار شما قرار می دهد، و ردیابی به روزرسانی ها و گزارش کارهایی که انجام می شود را آسان تر می کند. همان طور که می بینید، help desk از طریق روش های مختلفی می تواند زندگی شما را آسان تر کرده و کسب و کار شما را بهبود بخشیده و کارآمدتر کند. در اینجا ۱۰ روش عالی وجود دارد که نرم افزار help desk می تواند به شما کمک کند و کارهای شما را آسان تر کند:

۱۰ راهی که help desk به شما کمک می کند

 

  1. کار کردن به شکل کارآمدتر

کارمندان اداری می توانند درخواست ها را به راحتی ارسال کنند و مشکلات فنی خود را سریعتر برطرف کنند. help desk به همه این امکان را می دهد که زمان بیشتری را به طور کارآمدتر سپری کنند. متخصصان فناوری اطلاعات زمان کمتری را برای انجام فرآیندهای دستی غیرضروری تلف می کنند و زمان با ارزشی را برای انجام کارهای مهمتر خالی می کنند.

 

  1. انجام کارها به شکل هوشمندانه تر با help desk

سیستم های help desk به متخصصان فناوری اطلاعات اجازه می دهد تا درخواست ها و مشکلات را با سهولت بیشتری طبقه بندی و اولویت بندی کنند. به عنوان مثال، یک تکنسین ممکن است بخواهد چندین مشکل مشابه را در یک بازدید از اتاق سرور، برطرف کند. میز کمک کمک می کند از زمان شان بهتر استفاده کنند. 

 

  1. یک مکان واحد برای همه مشکلات و درخواست های IT

بیشتر سیستم های help desk شامل یک پورتال کاربری هستند که مکان واحدی برای ایجاد درخواست ها، مشاهده وضعیت مشکلات باز و بسته شدن درخواست ها پس از حل شدن شان را در اختیار کاربران قرار می دهد. همچنین می توان از یک پورتال برای انتقال اطلاعات مهم به کاربران (مانند توقف و وقفه های برنامه ریزی شده) استفاده کرد، که این خود می تواند درخواست های غیر ضروری را کاهش دهد.

 

  1. شخصی سازی کردن برای برآورده کردن نیازهایتان

یک درخواست help desk شامل عنوان و شرح هر درخواست است. برای کسب اطلاعات دقیق تر و طبقه بندی بهتر، یک شرکت می تواند زمینه های سفارشی (custom fields) مانند دپارتمان، موقعیت مکانی ساختمان و تعداد طبقات را ایجاد کند … سپس گزارش هایی را براساس آن داده ها ارائه دهد.

help desk چگونه می تواند به شما کمک کند

  1. آنالیز و بررسی فرآیندهای IT، بهبود گردش کلی کار

از آنجا که help desk می تواند به شما در ردیابی و دنبال کردن معیارها، مانند میانگین زمان صرف شده برای رسیدگی به درخواست ها کمک کند، مدیران فناوری اطلاعات می توانند گزارش های مفصلی را برای کشف و پی بردن به فرآیندها ارائه دهند. به عنوان مثال، اگر می دانید که یک متخصص و تکنسین خاص در انجام یک کار خاص بسیار خوب است، ممکن است بخواهید برای حداکثر کردن میزان کارایی تمام درخواست های مرتبط را به آن ها بدهید.

 

  1. در اولویت قرار دادن کارهای مهم

درخواست های مختلف بسته به اهمیت شان متضمن پاسخ های متفاوتی هستند. جایگزینی یک ماوس قدیمی برای یک نفر بسیار کم اهمیت تز از تعمیر یک سرور از کار افتاده است که کل شرکت را تحت تأثیر قرار داده است. با استفاده از یک سیستم help desk، تکنسین ها می توانند درخواست ها را به راحتی اولویت بندی و مرتب کنند، بنابراین درخواست های با اهمیت بالا سریعاً مورد رسیدگی قرار می گیرند و احتمال نادیده گرفتنشان کمتر می شود.

 

  1. تفویض خودکار درخواست های help desk

نرم افزار help desk می تواند درخواست ها را تجزیه و تحلیل کند و به طور خودکار درخواست ها را بر اساس معیارهای خاص به افراد مشخصی واگذار کند. به عنوان مثال، می توانید تمام مشکلات سخت افزاری را برای استیو و تمام مشکلات نرم افزاری را برای باب ارسال کنید. یا می توانید تمام درخواست ها از حسابداری یا بازاریابی را به سالی و هر درخواست با کلمه “رمز عبور” را به دیوید واگذار کنید.

 

  1. برآورده کردن بهتر انتظارات تا موعد مقرر

می توان ددلاین رسیدگی به درخواست ها را به صورت خودکار یا دستی تعیین کرد و تکنسین های help desk می توانند درخواست ها را بر اساس تاریخ پروژه هایی که باید تکمیل شوند، مرتب کنند.

 

  1. استفاده بهینه از زمان با help desk

برخی از مشکلات فنی مرتباً اتفاق می افتند. با استفاده از یک سیستم help desk، می توانید یادداشت های مرتبط با هر درخواست را ثبت کنید و حتی فایل های مورد نیاز برای حل مشکل را بارگذاری کنید. هر کسی که در تیم helpdesk بخش IT باشد، می تواند درخواست های قدیمی را برای رسیدگی به موارد مشابه جستجو کند.

 

  1. نمایش عملکرد

با گزارش میز کمک، می توانید به راحتی گزارش هایی را اجرا کنید تا تعداد درخواست هایی که در هفته، ماه، سه ماهه یا سال گذشته توسط شما یا بخش IT برطرف شده نشان دهید. این گزارش ها برای شناسایی بخش هایی که بیشترین مشکل در آن ها وجود دارد و نشان دادن ارزشی که متخصصان فناوری اطلاعات به یک شرکت اضافه می کنند، عالی هستند.

 

آیا help desk برای کسب و کار شما مناسب است؟

یک help desk برای سهولت کار در زمینه فناوری اطلاعات طراحی شده است. با این فناوری ، تعاملات و روند کارها ساده تر می شود و اطلاعات سازمان یافته می شوند. ( برای درک اهمیت این فناوری در کسب و کار ها بیشتر اینجا کلیک کنید)

اکثر شرکت ها وقتی با حجم گسترده ای از مشکلات و درخواست ها رو به رو می شوند و به سازماندهی بیشتری پیرامون درخواست ها نیاز دارند، استفاده از help desk را ارزشمند و مؤثر می یابند.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

17 + سیزده =